Pasado, presente y futuros posibles de las oficinas

En el siglo XXI, el trabajo de las organizaciones, las empresas y las personas han ido cambiando cada vez más rápido, aunque los entornos construidos no acompañaron con la misma velocidad. En el nuevo siglo, la permanente presión por bajar costos y ser más eficientes, se contrapuso con la carrera por ser innovadores y buscar nuevas oportunidades. Esta batalla entre innovación e inversión, llevó a que los espacios de trabajo mutaran de la oficina cerrada, jerárquica y personalizada pero muy onerosa, a dar un gran cambio.

En solo dos décadas, pasamos de los cubículos abiertos, móviles, flexibles, pero unipersonales (¡invención de Herman Miller en los años ’60!) a la “colaboración “de los espacios comunitarios”. Los financieros contentos (donde cabían 4, ahora cabían 8) y el espíritu de equipo de parabienes. Íbamos en camino hacia la libertad total, en donde cada uno se sienta en donde le conviene trabajar cada día.

A la par venían también quienes propiciaban el home office (o trabajo en casa) en pro de la sustentabilidad (no se viajaría tanto) y pensando en un mejor balance vida-trabajo. Los cambios en los espacios bajo la bandera “el trabajo es lo que hago y no dónde lo hago” y el gran sponsor indiscutido que permitiría lograrlo: la tecnología.

¿Qué factores demoran el cambio hacia la oficina móvil?

La tecnología no es tan accesible al multiplicar por el número de trabajadores, los edificios no están preparados para esta movilidad, la preocupación por la salud es aspiracional pero no se verifica (aunque tal vez si la ergonomía), el crecimiento es tan variable que no vale la pena a veces acompañarlo con inversiones. Planificar una dotación móvil, se hace muy difícil con las técnicas tradicionales. 

¿Qué factores propician el cambio hacia la oficina móvil?

La oferta de coworking hace más accesible el m2. Las tecnologías se simplifican cada vez más y en vez de invertir en tremendos servidores, la nube vino a suplir la inversión. Mientras que las apps, hacen que los teléfonos se parezcan cada vez más a las computadoras el beneficio es la movilidad y el trabajo es posible de forma remota.
La frase “me voy al trabajo”, venia quedando ridícula porque ya trabajábamos en todo momento y en cualquier lugar.
 
EL PRESENTE OBLIGÓ A CAMBIAR EL FUTURO

De todas las crisis globales posibles que podían ocurrir (guerras, terrorismo, cambios climáticos extremos, crisis financiera, energética) lo que ocurrió fue una crisis sanitaria. Y aquí estamos, “nosotros adentro y el COVID afuera”, con tiempo obligado para pensar, pero sin tiempo para reaccionar a la crisis económica que sigue. En ese espacio de “limbo” de la amenaza silenciosa, las personas reaccionamos con miedo, negación, exageración y debemos reinventar nuestros espacios privados para trabajar.

Las empresas e instituciones, intentan proteger su negocio, reinventarse, gastar lo menos posible, reducirse y hasta desaparecer hasta que aclare.  Pero todos sabemos que las respuestas a las crisis dependen en mayor medida de las primeras decisiones que se tomen y que nos permitan continuar activos.

Con poco tiempo, hay que repensar un plan para re habitar, y ponerlo cuanto antes en acción. Habrá que liderar los cambios. Está claro que la función trabajo, esperada con ansias, cambiará tanto para las empresas como para las personas.

EL PLAN QUE LAS PERSONAS NECESITARÁN DE LAS EMPRESAS

Como empleados o como usuarios, necesitamos que nos den confianza y nos hagan sentir seguros. El plan de rehabitar estos espacios deberá ser: Simple, (porque nada nos dice que no volveremos a cambiar cada vez más rápido), fácil de cumplir (porque hay que recrear los hábitos), integral, esta vez hay que pensar en todo y no sirve hacer solo una parte y deberá incluir la tecnología (que asegure el manejo de la información).

1) EL PLAN: Cada plan será tan único como la empresa, el organismo o grupo que lo desarrolle, pero tendrá ejes muy fuertes para repensar: a) Las circulaciones. b) Las proximidades. c) La salud, la limpieza, el aire. d) Los materiales y los objetos.

2) LOS AUTORES: Deberá estar guiado por un grupo de expertos, no hay recetas, no hay enlatados, deben ser sostenibles y justificados.

3) LOS RESULTADOS:  Habrá que aprender a circular distinto, priorizando estrictas normas para los visitantes ocasionales, y normas de convivencia para los usuarios habituales. Cuidar lo que nunca se debió haber descuidado, la “distancia social” no solo para no contagiarse, sino también como aislación acústica, visual, que proteja los momentos de privacidad.

Se podrá seguir siendo colaborativos, pero más eficientes, las reuniones serán más efectivas y más cortas, optar por trabajar parados, respetar el tiempo de los demás.

Usar más y mejor la tecnología. Habrá que encontrar objetos y equipos que, si no se pueden compartir, sean accesibles a todos, evitar materiales de difícil limpieza, que se ensucien fácilmente, porque “menos es más”.

Además, habrá que revisar qué calidad de aire respiramos, se volverá a la naturaleza…a abrir ventanas y renovar con aire exterior y considerar los flujos de circulación. La salud importará más, comeremos diferente, se tenderá a minimizar el contacto, planificar limpiar primero + sanitizar después, evitar los espacios húmedos y oscuros, ser más minimalistas, pero no solo por lo que pasó, sino porque cuidar será una prioridad para que confiemos. Por último, incluir el viaje como parte del trabajo, porque allí se necesitará sentirse seguros y confiados.

HOME OFFICE

Para quienes decidan quedarse en casa, entendiendo que el Home office no es movilidad, contar con un entorno tecnológico seguro en todo sentido, medios para conectar con el equipo con adecuadas herramientas tecnológicas, y un cambio de hábitos en el funcionamiento de la unidad familia. Y más que en ningún otro lugar, incluir conceptos de ergonomía y salud ocupacional. Más tecnologia y más hábitos.

LA COMUNICACION

Será la pieza clave del plan, porque los hábitos necesitan tiempo para ser incorporados. La información debe llegar con lenguaje claro y simple incluyendo a quienes están de forma habitual u ocasional, las diversidades, las costumbres regionales. Podrán utilizarse las sensaciones, los olores, y los sonidos, grandes olvidados en la oficina pre COVID.