Open Plan, un debate superado

“Open Plan”, ¿sí o no? Los estudios recientes revelan que, en las empresas más pujantes e innovadoras y con desempeños más sobresalientes, la búsqueda va por otro lado. Los empleados permanecen menos tiempo sentados en sus puestos de trabajo, interactúan más en espacios de reunión informales, cuentan con más variedad de espacios y más libertad de elegir en cuál de ellos y cuándo trabajar. Además, manifiestan que el trabajo tiene más sentido y que están más satisfechos con lo que hacen.

¿Qué es lo que está pasando? ¿Qué es lo que tienen en común estos espacios? ¿Qué podemos aprender de ellos y aplicar en los nuestros, independientemente del tamaño de nuestra oficina o nuestro sector de actividad? Hay algunos aspectos que llaman la atención:

COMPROMISO Y MOVILIDAD

Showcase: en las empresas líderes, la oficina se concibe como un espacio que expresa la cultura y los valores de la organización. La marca se “respira” en el espacio de trabajo y al recorrerlo los visitantes entienden fácilmente qué es y qué hace la empresa y sus valores. El entorno facilita el engagement a fin de que las personas encuentren más sentido a su trabajo y la circulación conforma un recorrido intencionado que colabora a que el visitante experimente la marca.

Movilidad: los empleados de las empresas líderes pueden elegir en qué lugar de la oficina trabajar y la manera de realizar mejor su actividad, e incluso cambiar de lugar a lo largo del día. Y no es extraño verlos trabajando en espacios informales o en la cafetería, ya que la movilidad que les da la tecnología y las políticas de puestos de trabajo “no asignados” les permite no sentirse “atados” a sus puestos de trabajo.

DINAMISMO Y CONCENTRACIÓN

Multimodalidad: estas oficinas promueven el dinamismo, el movimiento, la acción y el cambio de posición corporal de los empleados, estimulándolos a trabajar activamente o en “modo involucrado”. A través de una variedad de configuraciones de espacios y mobiliario se facilita a los empleados el ir alternando de “modo” durante el día, evitando el sedentarismo que conduce a la pasividad, y al modo crítico.

Concentración individual: las oficinas de las empresas líderes ofrecen también una amplia variedad de espacios donde los empleados puede trabajar concentrados durante un tiempo prolongado. Porque el factor determinante para incrementar el desempeño es la concentración individual, normalmente perjudicada por continuas interrupciones y por las distracciones tan comunes en las plantas abiertas.

MIEMBROS DE UNA COMUNIDAD

De “propietarios” a “miembros”: en las empresas líderes la oficina es un gran entorno abierto organizado en base a actividades y barrios y no en base a jerarquías (despachos por un lado, las salas por otro, zonas de puestos de trabajo, etc). Esto permite que los empleados pasen de pensar en términos de propietarios de un puesto de trabajo, a miembros de una comunidad de personas con objetivos afines y diversidad de enfoques, ya que dentro de cada barrio conviven personas con distintos roles y responsabilidades.

Sin jerarquías: las empresas líderes dejan atrás los tradicionales símbolos de jerarquía y status como los despachos o el mítico “corner office”, los puestos de trabajo diferenciados o con sillas de visitas, o incluso las áreas reservadas para la alta dirección en las fachadas. Esta “horizontalidad” democratiza el flujo de ideas para que sea multidireccional y no necesariamente “top-down”.  

CO CREACIÓN

Las empresas más innovadoras distribuyen -a pocos pasos de los puestos de trabajo- una variedad de salas pequeñas, en donde 2 o 3 compañeros pueden comentar algo sin distraer al resto. Son salas para micro-reuniones espontáneas y dinámicas, sin reserva previa, con mobiliario diseñado para no permanecer un largo rato, muros para escribir y cerramientos vidriados para ver la actividad que se está desarrollando o si está desocupada.

También se emplazan en lugares estratégicos y de alta circulación y visibilidad: muros públicos para compartir iniciativas, objetivos, proyectos o incluso interrogantes a fin de que todos puedan comentar. Algo que genera trabajo colaborativo, y favorece la cohesión, la construcción colectiva de ideas, y la co-creación.

Estos son algunos de los criterios de diseño que están poniendo en juego las empresas más vanguardistas al momento de diseñar sus espacios de trabajo. Las nuevas formas de pensar y trabajar basadas en la innovación y la creatividad son una increíble oportunidad para replantearse el diseño del espacio físico, en base a principios tales como apertura, colaboración, significado, autonomía, descentralización, experimentación, agilidad, comunidad, y confianza.